Supportfunktionen

Personal des BFS

Unterstützung der Abteilung Ressourcen während der Covid-19-Pandemie

Die Abteilung Ressourcen ist für die Unterstützungstätigkeiten beim BFS zuständig. Sie umfasst die Sektionen Statistische Methoden, Personal, Finanzen und Controlling, Informatik sowie Qualität und Prozesse. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, das gute Funktionieren des Amtes unter Einhaltung der Bundesvorgaben zu gewährleisten.

Die Covid-19-Pandemie stellte die Sektion Statistische Methoden (METH) vor grosse Herausforderungen. Bereits in der ersten Welle wurde die «App Taskforce» lanciert, in der alle Abteilungen involviert waren. METH hatte die Aufgabe, in dieser ausserordentlichen Situation die Qualität der Statistikproduktion zu überwachen. Während mehrerer Wochen fanden fast täglich Sitzungen statt, um die Projekte in Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie, darunter die SwissCovid App und das Mortalitätsmonitoring, voranzubringen und auf die über hundert Anfragen und Vorschläge aus der ganzen Schweiz gemeinsam mit dem Bundesamt für Gesundheit (BAG) einzugehen.

Die Gesundheitskrise wirkte sich auf die Beschaffungsprozesse aus, indem etwa die digitale Signatur eingeführt und Arbeitsabläufe vermehrt digitalisiert wurden, damit Beschaffungen trotz der durch das Homeoffice bedingten Distanz reibungslos abgewickelt werden konnten. Im Bereich Finanzen konnten ausnahmslos alle Fristen eingehalten werden. Zudem wurden verschiedene ergänzende Analysen zu den Auswirkungen der Pandemie durchgeführt.

Im BFS wurden zahlreiche Massnahmen zum Schutz des Personals ergriffen. Unter anderem wurden im Rahmen eines Covid-19-Aktionsplans die Poster mit den BAG-Empfehlungen aufgehängt, Hygienemassnahmen gefördert, die Anzahl Personen in geschlossenen Räumen begrenzt, Desinfektionsspender bereitgestellt sowie zusätzliche gezielte Reinigungen der Oberflächen organisiert.

Die Informatikdienste reagierten auf die Herausforderungen der Covid-19-Pandemie, indem sie eine vollständige Grundinfrastruktur für die Telearbeit sowie ein kohärentes Angebot an Software und Supportprozessen zur Verfügung stellten. Das Lifecycle-Management der Systeme und Projekte sowie der Betrieb der Informatikanwendungen für eine stabile und leistungsstarke Statistikproduktion wurden gewährleistet.

Das Projekt «GENOVA BFS» zur Migration der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) auf Acta Nova konnte im Herbst 2020 erfolgreich und termingerecht abgeschlossen werden. Sämtliche Schulungen wurden während der Pandemie online durchgeführt, und die Möglichkeit der elektronischen Visierung und Signierung von Dokumenten und Geschäftsabläufen wurde während der Homeoffice-Empfehlung zu einem willkommenen Werkzeug.

Die Sektion Personal hat rasch die notwendigen Schutzmassnahmen integriert und beispielsweise bei den Rekrutierungen das Erstgespräch per Skype geführt. Für die Zweitgespräche wurden übergrosse Sitzungszimmer reserviert und alle Teilnehmenden trugen Masken.
Das Homeoffice hat auch die Personalgeschäfte digitalisiert. Da sowohl die Linienvorgesetzten als auch die Mitarbeitenden selten im BFS waren, verzögerte sich der Unterschriftenprozess. Die Umstellung auf elektronische Unterschriften führte insgesamt zu einer rascheren Bearbeitung und Durchlaufzeit.