Fonctions support

Personnel de l’OFS

Soutien de la division Ressources durant la crise du COVID-19 à l’office

La division Ressources est responsable des activités de support à l’OFS. Elle comprend les sections Méthodes statistiques, Personnel, Finances et controlling, Informatique et Qualité et processus. Elle a pour tâche centrale d’assurer le fonctionnement efficace de l’office en veillant au respect des prescriptions de l’administration fédérale

La section Méthodes statistiques (METH) a fait face à la crise COVID-19. Dès la première vague, la «App Taskforce» a impliqué toutes les divisions. Le rôle de METH était de superviser la qualité de la production statistique dans cette situation inédite. Des réunions ont eu lieu presque quotidiennement pendant plusieurs semaines pour faire avancer des projets liés au COVID-19, comme l’application SwissCovid, le monitoring de la mortalité ou encore la gestion commune avec l’Office fédéral de la santé publique (OFSP) de plus d’une centaine de demandes et propositions émanant de toute la Suisse.

La situation liée à la pandémie a eu des effets sur les processus d’acquisition avec l’introduction de la signature digitale et de flux de travail sous forme électronique, pour garantir le traitement des achats de manière fluide malgré la distance imposée par le télétravail. Dans le domaine des finances, les délais ont tous été tenus sans exception et des analyses complémentaires ont été produites en relation avec les effets de la crise.

De nombreuses mesures de protection pour le personnel, telles que l’affichage des recommandations de l’OFSP, la sensibilisation aux mesures d’hygiène, la limitation du nombre de personnes dans les espaces clos, la mise à disposition de distributeurs de gel hydroalcoolique, l’organisation de rondes de nettoyages particulières ont été mises en place dans un plan d’action COVID-19.

Les services informatiques ont relevé les défis du COVID-19, grâce à une infrastructure de base complète pour le travail à distance et un dispositif cohérent en termes de logiciels et de processus de support. Les activités de gestion des cycles de vie des systèmes et de projet ont été assurées, de même que l’exploitation des applications pour une production statistique stable et performante.

Le projet «GENOVA OFS» portant sur la migration de la gestion électronique des affaires (GEVER) sur Acta Nova a pu être achevé avec succès en automne 2020 dans le délai prévu. Toutes les formations ont été dispensées en ligne pour raison de pandémie et la possibilité de viser et de signer les documents et les étapes d’une affaire sous forme électronique s’est avérée précieuse pendant la période de télétravail.

La section du personnel a rapidement intégré les mesures de protection nécessaires, en réalisant par exemple les premiers entretiens de recrutement par Skype. Les deuxièmes entretiens ont eu lieu dans des salles de séance surdimensionnées et tous les participants portaient des masques.
Le télétravail a aussi entraîné la numérisation des affaires concernant le personnel. Comme supérieurs et collaborateurs étaient rarement dans les bâtiments de l’OFS, le processus de signature manuscrite s’en est trouvé ralenti. Le passage aux signatures électroniques a permis d’accélérer cette opération.